2

Общие положения
1.1. Положение об электронном документообороте и порядке его осуществления в ДОУ
(далее - Положение) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской
Федерации, ст. 214 Федерального закона N 311-ФЗ от 2 июля 2021 г. "О внесении
изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации", Федеральным законом № 63-ФЗ
от 6 апреля 2011 «Об электронной подписи», Федеральным законом № 152-ФЗ от 27
июля 2006 «О персональных данных», Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября
2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».
1.2. Настоящее Положение определяет организацию электронного документооборота с
использованием системы электронного документооборота «СИБИС» (далее – СЭД),
порядок обмена документами в СЭД, а также требования к организации электронного
документооборота.
1.3. В настоящем Положении используются следующие определения:
• Электронный документ (далее – ЭД) – документ, созданный при помощи
электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в
цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части
именованного файла, доступный для последующей обработки, использования,
воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и
получения по телекоммуникационным каналам связи.
• Электронный документооборот (далее – ЭДО) – организационно и программнотехнически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс
обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством
электронных документов.
• Электронная подпись (далее – ЭП) – информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой
информации) или иным образом связана с такой информацией и которая
используется для определения лица, подписывающего информацию.
• Ключ ЭП – уникальная последовательность символов, предназначенная для
создания электронной подписи.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) –
электронная подпись, сопоставимая по юридической силе с собственноручной и
позволяющая удаленно проводить различные операции с информационными
системами, взаимодействовать с госорганами, коммерческими организациями или
торговыми площадками.
• Подписанный электронный документ – электронный документ с
присоединенной электронной подписью, которая была создана на основе самого
документа и ключа электронной подписи.
• Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ
или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо
доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность
ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки
электронной подписи.
• Удостоверяющий центр (далее – УЦ) – юридическое лицо, осуществляющее
функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки ЭП, а также иные
функции, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3
1.4. Электронный документооборот с использованием СЭД направлен на решение
следующих задач:
• создание единого документооборота в структурных подразделениях;
• повышение эффективности
документооборотом;

и

• систематизация и унификация
документооборотом;

оперативности
технологии

работы
работы

с

документами

и

с

документами

и

• улучшение качества, полноты, достоверности и доступности информации;
• снижение затрат, связанных с документооборотом и делопроизводством;
• исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших
потоков документов;
• сокращение времени поиска, прохождения и исполнения документов по
структурным подразделениям;
• усиление контроля исполнительной дисциплины;
• соблюдение принципа однократности регистрации документов;
• получение оперативной статистической отчетности.
1.5. Перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный
документооборот в ДОУ:
• кадровые документы, оформляемые в соответствии со статьями 22.1–22.3
Трудового кодекса Российской Федерации;
• документы по охране труда, за исключением документов, подтверждающих
прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе которые
работник подписывает лично;
• документы по образовательной деятельности, за исключением тех, которые
должны быть оформлены на бумаге в соответствии с приказом заведующего ДОУ
или законодательством Российской Федерации;
• документы, связанные с организацией питания воспитанников, за исключением
тех, которые должны быть оформлены на бумаге в соответствии с приказом
заведующего ДОУ или законодательством Российской Федерации.
1.6. Перечень документов, которые не подпадают по действие закона об электронном
кадровом документообороте:
• трудовые книжки;
• сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастном случае;
• приказы об увольнении;
• документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране
труда.
1.7. Перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный
документооборот:
• заведующий ДОУ и административный персонал ДОУ;

4
• работники, связанные с оформлением, подписанием и ознакомлением с кадровыми
документами, документами по охране труда, обработкой персональных данных,
документов по организации питания обучающихся;
• педагогические работники.
2. Порядок перехода на электронный документооборот
2.1. Администрация ДОУ уведомляет каждого работника в письменной форме об
изменениях в трудовом законодательстве, связанных с переходом на электронный
документооборот, а также о праве работника путем подачи соответствующего
письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем
кадровых документов на бумажном носителе или в электронном формате.
2.2. Переход на электронный документооборот для работников ДОУ, принятых на работу
до 31 декабря 2021 года, является добровольным и осуществляется только по их
письменному заявлению.
2.3. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного
документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу
после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года
отсутствует трудовой стаж.
2.4. Заведующий ДОУ обязан проинформировать об осуществлении электронного
документооборота лицо, принимаемое на работу.
2.5. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством
электронного документооборота признается отказом работника от такого
взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в
последующем.
2.6. После того как работник получит уведомление о переходе на электронный
документооборот, он должен решить, каким способом он будет обмениваться
документами с работодателем. Для этого он должен написать заявление об отказе или
согласии на переход на электронный документооборот в письменной или электронной
форме.
2.7. Если работник хочет сохранить прежний формат бумажного документооборота, он
должен написать письменное заявление об отказе от перехода на электронный
документооборот в произвольной форме. В этом случае работодатель продолжит
формировать и взаимодействовать с работником с помощью документов в бумажной
форме.
2.8. Если работник хочет формировать и обмениваться с работодателем электронными
кадровыми документами, он должен написать письменное заявление о согласии на
переход на электронный документооборот в произвольной форме. В этом случае
работодатель будет формировать и взаимодействовать с работником с помощью
документов в электронной форме через СЭД.
2.9. Уведомление работника о переходе на электронный документооборот осуществляется в
следующие сроки:
• в день приема на работу и за один рабочий день до того, как допустят работника к
работе с использованием электронного документооборота, – для лиц, принимаемых
на работу в ДОУ;
• за неделю до допуска к работе с использованием электронного документооборота –
для всех работников ДОУ.

5
2.10. Электронный документооборот вводится с даты, установленной приказом заведующего
ДОУ, в отношении работников, согласившихся на взаимодействие с работодателем
посредством электронного документооборота, но не ранее дня истечения срока
уведомления, установленного в пункте 2.9 Положения.
2.11. Если работник выразил свое согласие о переходе на электронный документооборот,
работодатель ведет на него все документы, которые связаны с работой сотрудника в
электронной форме.
3. Порядок включения работника в СЭД
При получении от работника заявления о согласии на переход на электронный
документооборот лицо, ответственное за ведение кадрового учета:
3.1. Проводит инструктаж в объеме, необходимом для последующего эффективного
взаимодействия работника с СЭД.
3.2. Оформляет работнику простую или усиленную электронную подпись.
3.3. Вносит изменения в трудовой договор работника путем подписания дополнительного
соглашения о порядке взаимодействия работника и работодателя кадровыми
документами в электронном виде.
3.4. При необходимости проводит дополнительные инструктажи работников в процессе
взаимодействия с СЭД, в том числе в связи с обновлением программного обеспечения
системы.
4. Правила работы с электронными документами
4.1. Электронные документы участников электронного документооборота создаются в
случае их адресования работникам, являющимся участниками электронного
документооборота.
4.2. Электронные документы, адресованные работникам, не являющимся участниками
электронного документооборота, переводятся на бумажный носитель, подписываются
собственноручной подписью ответственного лица и направляются адресату. В системе
электронного документооборота сохраняется электронная копия указанного документа.
4.3. Порядок подписания документов в системе электронного документооборота должен
соответствовать порядку подписания документов на бумажных носителях,
определенному в инструкции по делопроизводству, с учетом особенностей,
предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.
4.4. В системе электронного документооборота фиксируются дата и время создания и
отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об
отправителе документа.
4.5. Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в
соответствии с принципом единой регистрации документа (однократности записи
информации о документе). Документ, зарегистрированный в системе электронного
документооборота, имеет единую регистрационную карточку документа, добавляются
только дополнительные сведения о работе с документом.
4.6. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные
дни, регистрируются в течение следующего рабочего дня.

6
4.7. Взаимодействие работников ДОУ с системой электронного документооборота, в том
числе создание, преобразование, подписание и хранение электронных документов,
осуществляется в соответствии с инструкцией разработчика СЭД.
4.8. Работник обязан ознакомиться с назначенным на него электронным документом в СЭД
в течение рабочего дня.
4.9. Документы, создаваемые в СЭД, оформляются на бумажном носителе в случаях:
• если они подлежат подписанию работником, который отказался от перехода на
взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
• если СЭД вышла из строя и не подлежит исправлению в срок, назначенный для
исполнения и подписания электронного документа;
• если это требуется в соответствии с приказом заведующего ДОУ, локальными
нормативными актами ДОУ или законодательством Российской Федерации.
5. Подписание электронного документа
5.1. Электронная подпись в электронном документе, содержащемся в СЭД, равнозначна
собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном
соблюдении следующих требований:
• ключ ЭП и соответствующий ему квалифицированный сертификат ключа проверки
ЭП создан и выдан аккредитованным УЦ;
• сертификат ключа проверки электронной подписи действителен на момент
подписания электронного документа (не прекратил свое действие, не аннулирован,
не приостановлен);
• подтвержден факт целостности и аутентичности электронного документа после его
подписания.
5.2. Работники, подписывающие электронные документы ЭП, обязаны:
• обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в соответствии с действующим
законодательством;
• не использовать ключ ЭП при наличии
конфиденциальность данного ключа нарушена;

оснований

полагать,

что

• незамедлительно уведомлять Удостоверяющий центр о компрометации ключа ЭП.
5.3. Подписание электронного документа в СЭД ключом ЭП должно осуществляться
только владельцем его сертификата ключа проверки ЭП, действующего на момент
подписания электронного документа.
5.4. Работники ДОУ подписывают электронные документы УКЭП, за исключением
заявлений, уведомлений, обращений и служебных записок, подписываемых простой
электронной подписью, оформленной в соответствии с инструкцией разработчика СЭД.
5.5. Кадровые документы подписываются с учетом ограничений,
статьей 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.

установленных

5.6. Электронный документ подписывается в день его создания, исполнения или
утверждения – в зависимости от назначения документа и назначенной роли лица,
работающего с ним, в системе электронного документооборота.

7
6. Контроль исполнения и хранения электронных документов
6.1. В ЭДО осуществляется контроль исполнения документов и обеспечивается
многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней
управления. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельных
резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически
отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и
документы с истекшими сроками исполнения.
6.2. Контроль исполнения документов и поручений руководства в ЭДО включает в себя:
• постановку документов на контроль;
• внесение текста резолюции руководителя;
• внесение сроков исполнения документов;
• адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• внесение данных о выполнении документа;
• просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены;
• снятие документов с контроля;
• построение отчетов об исполнительской дисциплине;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
6.3. Документ, установленный на контроль, помечается специальной пометкой.
6.4. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль. При этом
служба делопроизводства или сотрудник, ответственный за контроль, имеют
возможность провести проверку своевременности доведения документа до конкретного
исполнителя.
6.5. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные
проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также
фиксируются в электронной карточке. Ответственность за правильность
представленной информации несут исполнители.
6.6. Если документ имеет конкретную дату исполнениях, указанную в тексте, или документ
входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится
сразу при регистрации.
6.7. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль
после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет
конкретный срок исполнения.
6.8. Снятие документа с контроля осуществляет должностное лицо, установившее контроль
или по его поручению службой делопроизводства Снятие документа с контроля
оформляется отметкой об исполнении документа в электронной карточке.
6.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического
выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения
и сообщения результатов руководству.

8
6.10. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел участников ЭДО. При составлении номенклатуры дел указывается,
что дело ведется в электронном виде.
6.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ЭДО в течение
сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на
бумажных носителях.
6.12. После истечения установленного срока хранения электронных документов на
основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в
установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них,
зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из
ЭДО).
7. Взаимодействие и ответственность работников в ЭДО
7.1. Отправитель электронного документа несет ответственность за его содержание,
реквизиты, адресацию, качество и количество вложений.
7.2. Получатель электронного документа несет ответственность за неисполнение документа
в установленный срок, невнесение или несвоевременное внесение сведений в
электронную карточку.
7.3. Руководители несут персональную ответственность за соблюдение Положения
подчиняющимися им работниками.
7.4. Руководители при увольнении работников и оформлении на работу новых работников
обеспечивают удаление/изменение/оформление учетной записи работника в течение
двух рабочих дней с даты увольнения работника или приема на работу нового
работника.
7.5. Заведующий ДОУ проверяет наличие у увольняемых работников незавершенных
электронных документов и принимает меры по их исполнению/завершению в течение
трех рабочих дней с даты увольнения работников.
8. Обеспечение информационной безопасности в СЭД
8.1. СЭД – это информационная система, в которой обрабатывается общедоступная
информация и информация ограниченного доступа, не содержащая сведения,
составляющие государственную тайну.
8.2. При осуществлении электронного документооборота в СЭД допускается обмен
электронными документами, содержащими общедоступную информацию и
информацию ограниченного доступа, не содержащую сведения, составляющие
государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с
законодательством Российской Федерации. Обмен информацией в СЭД, доступ к
которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации,
осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации,
установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.
8.3. Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота
обеспечивается комплексом мероприятий, которые направлены на исключение:
• неправомерного доступа, копирования, предоставления или распространения
информации (обеспечение конфиденциальности информации);

9
• неправомерного уничтожения или модифицирования информации (обеспечение
целостности информации);
• неправомерного
информации).

блокирования

информации

(обеспечение

доступности

8.4. Организационные и технические меры защиты информации, реализуемые в рамках
осуществления электронного документооборота, обеспечивают:
• идентификацию и аутентификацию субъектов доступа и объектов доступа;
• управление доступом субъектов доступа к объектам доступа;
• ограничение программной среды;
• защиту машинных носителей информации;
• регистрацию событий безопасности;
• антивирусную защиту;
• обнаружение (предотвращение) вторжений;
• контроль (анализ) защищенности информации;
• целостность информационной СЭД и информации;
• доступность информации;
• защиту технических средств;
• защиту информационной СЭД, ее средств, систем связи и передачи данных.
8.5. В ходе контроля (мониторинга) за обеспечением уровня защищенности информации,
содержащейся в информационной СЭД, осуществляются:
• контроль за событиями
информационной СЭД;

безопасности

и

действиями

пользователей

в

• контроль (анализ) защищенности информации, содержащейся в СЭД;
• анализ и оценка функционирования системы защиты информации СЭД, включая
выявление, анализ и устранение недостатков в функционировании системы защиты
информации СЭД;
• периодический анализ изменения угроз безопасности информации в СЭД,
возникающих в ходе ее эксплуатации, и принятие мер защиты информации в
случае возникновения новых угроз безопасности информации;
• документирование процедур и результатов контроля (мониторинга)
обеспечением уровня защищенности информации, содержащейся в СЭД.

за

9. Заключительные положения
9.1. Положение является локальным нормативным актом, утверждается (вводится в
действие) приказом заведующего ДОУ.
9.2. Настоящее положение действительно до принятия новой редакции.
Положение разработал
Заведующий МБДОУ
«Октябрьский детский сад № 19

10
«Дюймовочка»

_____________
Г.И. Деремян